Клиенты, которые приходят к нам после неудачных попыток построить работу с бухгалтером самостоятельно, все чаще стали обращатся в нашу компанию. Объективные причины очевидны- ответственность бухгалтера за деятельность организации определена и зафиксирована законодательно, вплоть до уголовного кодекса. Но есть и другие причины... В статье систематизированы типичные ошибки и причины недовольства работой бухгалтера или компанией, которой переданы функции внутренней бухгалтерии (аутсорсинг).
Но, справедливости ради, нужно сказать, что и аутсорсеры в своей работе тоже допускают ошибки. И расстроенные клиенты приходят (и просят перестроить) работу наших коллег. Так что разговор в этой статье не про то, что аутсорсер работает лучше и качественнее штатной бухгалтерии. А о том, какие наиболее частые ошибки в работе бухгалтерии и как их избежать.
- Учет ведется, но инициативы не хватает. Это самая распространенная ситуация. Все документы в аккуратных красивых папках на полочках, налоговая не беспокоит. Но вот если директор вдруг решит, что налогов платить можно меньше и спросит об этом своего бухгалтера или куратора из аутсорсинговой компании - тот согласится - да, можно меньше. Скорее всего, в начале работы главбух предлагал варианты экономии, но они требовали некоторых управленческих усилий и в тот момент не были актуальны. И в какой-то момент, предпочел сдаться и не спорить. А когда ситуация изменилась - не сориентировался, потерял чутье. Совет простой - в список «периодических задач» включить помимо сдачи отчетности контроль уровня налоговой нагрузки и инвентаризацию возможностей для снижения налогов. Если доверили учет аутсорсинговой компании – совет: при заключении работы интересоваться нагрузкой на одного куратора и периодически менять аутсорсинговую компанию.
- Много инициативы, но не по делу, неконструктивная критика работы всех подразделений компании, в том числе методов руководства. Это бывает особенно в начале работы на новом месте, когда главбух или куратор из аутсорсинговой компании всем пытается диктовать требования к документам, не объясняя какой эффект от их выполнения получится на «выходе» Решение - просить объяснить ситуацию от «будущего к настоящему», примерно такими словами : «посчитайте, сколько мы можем экономить в месяц, если будем делать так-то….и какие ресурсы необходимо для этого задействовать» и обязательно найти время на обсуждение подготовленного отчета.
- Бухгалтерия (аутсорсинговая компания) работает на налоговую инспекцию, а не на работодателя (заказчика). Тоже распространенная ситуация. Работа ведется таким образом, что при настройке аналитики в учете интересы управления игнорируются, на запросы внутренних пользователей информация выдается неверная или с большим опозданием. Совет - изначально ставить задачу по обязательному предоставлению управленческой информации в равном приоритете с налоговой отчетностью.
- Предоставляются некорректные данные для управленческого учета. Продолжение ситуации №3 - задача воспринимается как необязательная, к тому же названия управленческих учетных статей отличаются от «бухгалтерских», что приводит к ошибкам. Устраняется проблема с помощью синхронизации названий и содержания статей доходов и расходов в учетных программах. При работе с аутсорсинговой компанией построение единой аналитики целесообразно выделить в отдельный срочный проект.
- Привязка оплаты к достижению результата, а не за процесс. Работникам можно разделить оклад на несколько частей, (за то, что ходит на работу - прожиточный минимум, следующая часть оплата за выполнение объема работ (с учетом квалификации и компетенции) и последняя часть- за качество выполнения. В договоре с аутсорсинговой компанией как правило, в стоимости работ учтены все эти факторы, предусмотрены штрафы за нарушение сроков и т.п.) Премирование за выдающиеся результаты главного бухгалтера, например за существенную экономию на налогах .
- И еще одна большая и до сих пор не преодолимая в российских реалиях ошибка заказчиков: выбор бухгалтера по принципу "хорошая девочка", "хороший мальчик", знакомые Иван Иваныча, только что закончила хорошие курсы - престижный вуз, «дружественная компания». Периодически приходится «разбирать завалы» за такими "хорошими людьми". Лекарства от этого недуга еще не придумано. Можно рекомендовать периодически проводить независимый «диагностический» аудит работы бухгалтерии (аутсорсинга), среди целей которого выделять анализ эффективности работы, объясняя что под такой эффективностью понимается. Но нельзя давать надежду аудитору на передачу объема работ после проверки, это приведет к конфликту интересов и недостоверным результатам отчета!
- Напоследок, про заключение договора с аутсорсинговой компанией, если Вы приняли решение предпочесть ее штатной бухгалтерии. Не спишите заключать договор после проведения первых переговоров! Особенно, если компанию вам порекомендовали (см. статью Как выбрать поставщика бухгалтерских услуг: критерии и аргументы). Изучите публикации на сайте – возможно, из размещенных материалов Вы поймете что не разделяете подход аутсорсера к работе, он не соответветствует сложившейся в Вашем бизнесе культуре взаимодействия. Проведите хотя бы еще одни альтернативные переговоры. Требуйте от потенциальных исполнителей ясности о том, что именно вы получите в результате работ. А потом посчитайте затраты и сопоставьте их с ожидаемым результатом. Однако помните о том, что "скупой платит дважды". Ездить можно на любом автомобиле, однако, если вы платите дороже за марку, вы рассчитываете получить гарантию качества. Конечно, сначала нужно убедиться, что такое качество гарантировано. Приняв меры к тому, чтобы выбрать лучшее, определитесь с «комплектацией» пакета услуг. Возвращаясь к аналогии с автомобилями – у всех производителей есть несколько комплектаций, а в каждую комплектацию можно добавлять опции. Требуйте того же от аутсорсинговой компании. Если вы понимаете, что не буде пользоваться всем, что Вам предлагают - не переплачивайте, ограничьтесь «базовым пакетом». Как правило, от него есть возможность подняться до «топовой» версии. А вот чтобы избавиться от уже встроенных ненужных гаджетов, требуются дополнительные затраты. Время, потраченное на переговоры, позволит сэкономить и деньги компании, и нервы руководителя.
Таким образом, не важно с кем Вы работаете - с бухгалтером или аутсорсером, постоянный мониторинг и «волшебные пинки» в виде ежегодного инициативного аудита помогут сохранить эффективно работающую бухгалтерию. В одной из следующих статей рассмотрим особеннности коммуникаций между бухгалтером и руководством компании.
