+7 (495) 505-02-71

Отчет 6-НДФЛ. Инструкция для бухгалтера: проблемы составления и решения

С появлением отчетности по форме 6-НДФЛ ужесточилось администрирование налога на доходы физических лиц, трудозатраты на учет этого налога в некоторых организациях увеличились в разы. Цель 6-НДФЛ – обеспечить контроль за своевременным и полным перечислением НДФЛ в бюджет. Для составления корректной отчетности бухгалтер должен правильно определить даты получения дохода, удержания НДФЛ и срока перечисления НДФЛ в бюджет в соответствии с НК РФ. Ниже перечислены статьи НК РФ, регламентирующие  определение дат, указываемых в 6-НДФЛ.

Дату получения дохода определяет ст.223 НК РФ. Так дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме. При получении дохода в виде оплаты труда (это исключение из общего правила) датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Согласно п.3 ст.226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 настоящего Кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в организации), в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 настоящего Кодекса (13%), начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

П.4 ст.226 Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

П.6 ст.226 Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Период сдачи отчетности – время напряженное, готовиться к нему нужно заранее. Особенно это касается отчета 6-НДФЛ. Конечно, если выплаты работникам фирмы ограничиваются  заработной платой да парой-тройкой отпусков в год, 6-НДФЛ можно заполнить очень быстро. Наличие больничных листов, премий, разбивка отпусков на части – все это  умножает затраты времени и труда на подготовку 6-НДФЛ, а несвоевременная выплата перечисленных начислений может и вовсе лишить бухгалтера выходных в отчетный период.

Казалось бы, используй современную зарплатную программу – она все сделает за тебя. Все даты в память запишет, а потом – в отчет выведет. Но работая с программным продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» ред.3.1 (далее – ЗУП) мы столкнулись с тем, что ведение учета НДФЛ в программе требует множества ручных операций, если:

-кроме заработной платы производятся так называемые «межрасчетные» выплаты – премии, пособия по временной нетрудоспособности, отпуска и т.п.

-случается задержка перечисленных выше межрасчетных выплат по сравнению с запланированным сроком выплаты.

Увеличение числа ручных операций – рост вероятности ошибок. Ошибки – поиск причины, исправление. И далее – по кругу…

Примерно такие отчетные периоды у нас бывают, если  при расчете заработной платы работаем по старинке, т.е. рассчитываем сумму к выплате, НДФЛ к перечислению, а все, что касается 6-НДФЛ, откладываем на потом. Приходит время отчета, заполняем его автоматически и… Отчет не соответствует операциям нашей организации, изредка промелькнут похожие на правду строки, как правило касающиеся выплаты заработной платы. 1-й раздел далек от учета на счетах 70 и 68 за тот же период, а 2-й – испещрен  строками с «0», непонятными датами получения дохода и т.п.  Уверенность в легкой сдаче отчета рассеивается, требуется время, чтобы привести 6-НДФЛ в приемлемый вид. Опыт общения с коллегами показывает, что шок от результата «автоматической» работы программы испытываем не только мы. Многие прибегают к помощи дополнительных программ, позволяющих сделать отчет практически вручную – просто набить необходимые данные, которые также вручную собирались и систематизировались в течение отчетного периода. Но в этом случае нужно хорошо знать все нюансы корректного заполнения отчета, и далеко не  всегда получается заполнить 6-НДФЛ верно, что подтверждают многочисленные разъяснения ФНС. Опыт работы с ЗУПом показывает, что в программе учтены все разъяснения налоговиков, и заполнив первичные документы в программе правильно, распространенных ошибок, перечисленных в Письмах ФНС, удается избежать. Кроме того, отчет  6-НДФЛ  отражает информацию, хранящуюся в регистре налогового учета по НДФЛ. Сделав отчет в другой программе, мы оставляем некорректную информацию в программе учета заработной платы (ЗУПе). Поэтому, проанализировав разные варианты подготовки 6-НДФЛ, мы решили все-таки от ЗУПа не отказываться.

Поговорим о том, как бухгалтеру уменьшить стресс  при подготовке отчетности по НДФЛ. Сразу оговоримся  - для этого все действия с ЗУПом должны равняться на сдачу корректного 6-НДФЛ, иными словами – корректного учета НДФЛ в программе.

Рассмотрим 1-й раздел 6-НДФЛ. В нем отражается начисленный за отчетный период доход, удержанный налог. Особенность в том, что начисленный доход здесь может значительно отличаться от дохода, отраженного в бухгалтерском учете за тот же период. И дело не только в необлагаемых суммах. Такие доходы, как отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, могут быть уже начислены в бухучете, но для целей НДФЛ еще не считаться полученными, так как на конец отчетного периода еще не были выплачены. Нужно четко отслеживать, чтобы дата получения дохода в программе отражалась верно.

Обычно затруднения вызывает заполнение Раздела 2. Именно он требует большого количества ручных операций для корректного заполнения полей 100, 110, 120, 130, 140. Поля 100 (Дата фактического получения дохода) и 130 (Сумма фактически полученного дохода) попадают в отчет из документов начисления дохода – «Начисления зарплаты и взносов», «Отпуска», «Больничного листа». Поля 110 (Дата удержания) и 140 (Сумма удержанного налога) – из ведомости на выплату.     Дата фактического получения дохода в виде заработной платы неизменна – последний день месяца, а для отпуска и пособия по временной нетрудоспособности - зависит  от даты выплаты дохода. Рассмотрим этапы формирования данных для отчета.

  1. Начисление дохода. Создаем документ начисления. Если это Отпуск или Больничный лист – указываем предполагаемую дату выплаты дохода, которая потом и попадет в строку 100 6-НДФЛ, но не непосредственно из этого документа, а через ведомость (см. ниже).
  2. Формируем ведомость на выплату. Ведомость имеет дату – это дата удержания налога, а также сумму удержанного НДФЛ. Кроме того, в ней есть дата получения дохода (видна при детализации суммы НДФЛ), с которого удерживается НДФЛ, дата попадает в ведомость из документа начисления (см. п.1).     

Вроде бы все ясно и хорошо. Но вот приходит выписка банка, и мы видим, что фактически выплата произведена не в запланированный день, а раньше или позже. Если выплачивалась только заработная плата, достаточно будет изменить лишь дату ведомости. Но если несвоевременно осуществлены межрасчетные выплаты, то наступает время ручных корректировок.             Вот они:

  1. Войти в документ начисления (Отпуск или Больничный лист) и поменять дату выплаты. Пересчитать документ, проследив, чтобы суммы остались прежними (так как выплата дохода и удержание НДФЛ уже произведены).
  2. В ведомости установить фактическую дату выплаты. Выделить строку с сотрудником и нажать кнопку «Обновить налог». При этом должна поменяться дата выплачиваемого дохода. Детализирова ть сумму НДФЛ и убедиться, что сумма не изменилась, а дата  стала соответствовать дате выплаты дохода. Эта процедура должна быть проделана для всех сотрудников, дата межрасчетных выплат которых поменялась.

Такая последовательность действий достаточна, если дата выплаты изменилась, но осталась в пределах того же месяца, что и запланированная. Если же выплата произошла в другом месяце, то возможно программа при пересчете документов начисления (см.п.1) пересчитает налог, так как на момент выплаты появятся новые обстоятельства для исчисления НДФЛ, например право на стандартный вычет за следующий месяц, а согласно п.3 ст.226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода. После пересчета сумму НДФЛ нужно исправить вручную на прежнюю, так как фактически удержана прежняя сумма. ВАЖНО -  все исправления нужно сделать ДО следующих начислений по тем же сотрудникам, иначе у программы на дату фактического получения дохода будут неверные данные для расчета. Если на момент следующего расчета зарплаты некоторые межрасчетные выплаты еще не проведены, нужно все равно поменять даты, максимально точно определив месяц их выплаты, т.е. убрав их из расчетного периода в будущий. Конечно, при последующих начислениях НДФЛ сотрудников выровняется, сумма исчисленного и удержанного налога нарастающим итогам будет верна, но данные, которые попадут в 6-НДФЛ и регистр налогового учета по налогу неприятно удивят.

Проводя описанную выше работу по каждой выплате, мы имеем основание надеяться, что 6-НДФЛ будет заполнен корректно. Но никто не застрахован от ошибок. Поэтому, закончив корректировку, заполняем 6-НДФЛ, анализируем и исправляем ошибки. Для поиска ошибок предназначен отчет по налогам и взносам «Проверка раздела 2 6-НДФЛ».

Итак, если мы хотим спокойный отчетный период и правильный учет, то:

  1. Максимально точно определяем дату межрасчетных выплат, важно попасть в правильный месяц.
  2. Информацию о выплатах стараемся получать оперативно. После получения – корректируем даты выплаты дохода (см.выше).
  3. Перед последующими начислениями должна быть введена информация о всех произведенных на момент расчета выплатах. Все, что еще не выплачено, нужно перенести в будущее.
  4. Заполняем 6-НДФЛ, радуемся или корректируем, а потом радуемся.
  5. Приступаем к следующим расчетам.

Если же мы весь отчетный период вели учет по старинке, то идем в обратном направлении, т.е. смотрим, что имеем в отчете и пытаемся узнать даты и выплаты, определить необходимость корректировок. Опираться нужно на ведомости (с фактическими датами выплаты). В раздел 2 должны попасть все выплаты, срок перечисления налога по которым в соответствии с п.6 ст.226 НК РФ приходится на отчетный квартал. В этом случае пригодится знание налогового кодекса (даты), а также отчет «Проверка раздела 2 6-НДФЛ». Терпение и упорство просто необходимы. Как правило, при таком подходе полностью откорректировать отчет путем исправления первичных документов не удается, некоторые исправления приходится делать вручную. Да и времени затрачивается больше, чем при ежемесячном составлении проекта отчета, - ведь многое приходится подолгу вспоминать.

Консультант "Оскорд-аудит" Казанкова Наталья

24 ноября 2017 года