Как заполнить отчет 6-НДФЛ?

В статье рассмотрим несколько частных ситуаций, связанных с заполнением 6-НДФЛ, по которым чаще всего возникают вопросы у бухгалтера.

• Задолженность по зарплате
• Выплата отпускных сотруднику с задержкой
• Выплаты при увольнении
• Возврат НДФЛ 
• Вознаграждение по договорам ГПХ
• Выплата дивидендов

Приглашаем коллег принять участие в тренинге управления влиянием. Подробности на вкладке Блог. Регистрируйтесь, количество мест ограничено!

ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ПО ЗАРПЛАТЕ

кейс № 1

Из-за нехватки денежных средств в организации  выплата зарплаты за декабрь 2017г. была произведена 15 марта 2018г. Как отражать эту выплату в отчете 6-НДФЛ?

В этом случае при заполнении расчета нужно учитывать письмо налоговой службы. В письме ИФНС сказано, что в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

В рассматриваемой ситуации заработная плата всегда остается доходом того месяца, за который она начислена. 

В 1 разделе  6-НДФЛ она должна быть отражена в отчете за 2017г. по строкам 020 и 040, во всех отчетах  2018 года – по строке 070.

Во 2-й раздел  6-НДФЛ она попадает в отчетном периоде, к которому относится наиболее поздняя из трех дат - дата перечисления НДФЛ.  На примере рисунка отражение выплаты зарплаты за декабрь 2017г. в разделе 2 отчета за 1-й кв-л 2018г.

Заполняем  отчет 6-НДФЛ:

• по строке 100 - 31.12.2017
• по строке 110 - 15.03.2018 (дата удержания НДФЛ по данным выплатам, которая должна совпадать с днем выплаты)
• по строке 120 - 16.03.2018 (следующий рабочий день после дня удержания НДФЛ, указанного по строке 110)
• по строке 130 - сумма выплаченной в марте задолженности по заработной плате (без уменьшения на вычеты)
• по строке 140 - сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь с учетом примененных вычетов

ВЫПЛАТА ОТПУСКНЫХ СОТРУДНИКУ С ЗАДЕРЖКОЙ

кейс № 2

Из-за нехватки денег отпускные сотрудникам, ушедшим в отпуск в феврале, выплатили только в марте 2018 после  возврата из отпуска.

Для отпускных в НК РФ какого-либо отдельного правила определения даты получения дохода не установлено. Значит, пользуемся общей нормой: датой получения дохода будет день фактической выплаты отпускных— март 2018 года. На эту же дату у организации возникает обязанность по исчислению и удержанию соответствующей суммы налога.

Удержать налог надо при фактической выплате дохода. А перечислить этот налог в бюджет надо не позднее последнего дня месяца, в котором производилась оплата отпуска. Соответственно организация удержит налог при фактической выплате в марте и перечислит его в бюджет не позднее 02 апреля, так как 31 марта совпадает с выходным днем.

Данная операция будет отражена  в разделе 1 отчета 6 НДФЛ 1 квартала  2018 года и в разделе  2 отчета за полугодие 2018г.

Заполняем отчет 6 НДФЛ (2 раздела) за полугодие

• по строке 100 - дата фактической выплаты отпускных 
• по строке 110 - дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных
• по строке 120 - 02.04.2018

ВЫПЛАТЫ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

кейс № 3

Разберем, как заполнять 6-НДФЛ при отпуске с последующим увольнением.

Следует помнить, что в документе должны найти отражение:

• заработная плата;
• оплата отпуска.

Предположим, работник ушел в отпуск с 09.02.2018г. по 19.02.2018г., с последующим увольнением. Сумма отпускных была выплачена сотруднику 06.02.2018г., НДФЛ с начисленных с отпускных был перечислен 07.02.2018г.  Остальные выплаты были 19.02.2018г., НДФЛ был перечислен 20.02.2018г.

Доход сотрудника за февраль: сумма отпускных равна 25 000 руб., НДФЛ – 3 250 руб.; заработная плата равна 9 500 руб., НДФЛ – 1235руб.

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход. В нашем случае - это 08.02.2018.

С точки зрения трудового кодекса все выплаты должны были быть в последний рабочий день, за который начислен доход, т.е. 08.02.18. Но работодатель произвел их позже – 19.02.18. Во втором разделе расчета 6-НДФЛ бухгалтер отобразит следующее блоки.

Заполняем отчет 6-НДФЛ  (отпускные)

• по строке 100 - 06.02.2018 – «Дата фактического получения дохода» указывается дата выплаты отпускных
• по строке 110 - 06.02.2018 - отражается дата удержания налога.
• по строке 120 - 28.02.2018
• по строке 130 - 25 000 
• по строке 140 – 3 250

Заполняем отчет 6-НДФЛ  (заработная плата)

• по строке 100 - 08.02.2018
• по строке 110 - 19.02.2018
• по строке 120 - 20.02.2018
• по строке 130 - 9500 
• по строке 140 - 1235

ВОЗВРАТ НДФЛ 

кейс № 4

На это могут быть несколько причин:

• техническая ошибка в расчете; 
• неучтенные льготы в отношении имущественных вычетов; 
• произведен перерасчет дохода, например, отпускных;
• изменился статус работника, с нерезидента на резидента (возвращает ИФНС).

Работодатель может выплатить работнику ошибочно удержанную сумму из собственных средств, а после получить ее из налоговой. Работодатель должен известить сотрудника об излишне удержанной у него сумме в течение 10 дней с момента обнаружения ошибки. Работнику, для того, чтобы ему вернули сумму налога, необходимо написать заявление. После того, как человек написал заявление, у работодателя есть 3 месяца на возврат средств. Деньги возвращаются из исчисленного НДФЛ, который удерживается с сотрудников, за установленные 3 месяцев.

Если начисленная сумма НДФЛ за установленный период, недостаточна, возмещение происходит через ИФНС. В течение 10 дней с момента поступления от сотрудника соответствующего запроса, налоговый агент отправляет в ИФНС заявление о возврате ошибочно перечисленных сумм. В случае возврата излишне удержанного налога, его сумма отразится несколько раз, по следующим строкам указанным ниже.

Заполняем отчет 6-НДФЛ

• по строке 070 - показывают НДФЛ, включая переплату, удержанный с начала года;
• по строке 090 - отражается возврат ранее неправильно исчисленного налога работнику; 
• по строке 140 – показывается сумма НДФЛ, начисленная за отчетный квартал, которая должна быть удержана с доходов.

Разница между строками 070 и 090 должна соответствовать фактически перечисленному налогу. Обе строки заполняются нарастающим итогом с начала года.

Рассмотрим на примере. С Бондарь В.И. в июне этого года был удержан налог в размере 3850 рублей, вместо 3350. Переплата составила — 500 рублей. Ошибка была замечена только в следующем месяце, в котором наступил уже новый отчетный период. Работнику перечислили деньги в августе. Выплаченный доход работника в 3-м квартале составил 95 800 руб., удержанный налог — 12 454 руб. Фактически в бюджет было перечислено — 11 954 руб. (12 454 – 500).

Заполняем отчет 6-НДФЛ

• по строке 070 - показывают НДФЛ, включая переплату, удержанный с начала года;
• по строке 090 - 500; 
• по строке 130 – 95800;
• по строке 140 – 12 454

ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ ПО ДОГОВОРАМ ГПХ

кейс № 5

По договору гражданско-правового характера (ГПХ) датой фактического получения дохода признаётся день выплаты физическому лицу денег. Причём неважно – аванс это или окончательный расчёт – каждая такая выплата фиксируется в 6-НДФЛ отдельным блоком и датой.

Обычный трудовой договор (для сравнения): датой фактического получения дохода признается последний день месяца, за который выплачена. С аванса НДФЛ не удерживается.

Заполняем отчет 6-НДФЛ

Раздел 1

• Выплата по договору ГПХ включается в общую сумму доходов (строка 020), исчисленную нарастающим итогом с начала года, в периоде выплаты дохода.  По остальным строкам расчёты в обычном порядке.

Раздел 2

•     указываются выплата по ГПХ, выданные за последние 3 месяца отчётного квартала. Если по нескольким договорам ГПХ в один день были выплаты, они объединяются в один блок.

• по строке 100 и 110 - указывается дата выдачи денежных средств физлицу; 
• по строке 120 – указывается дата выдачи денежных средств физлицу;
• по строке 130 и 140 – сумма вознаграждения по договору ГПХ и удержанный с него НДФЛ

ВЫПЛАТА ДИВИДЕНДОВ

кейс № 6

Удержать налог Общество должно при фактической выплате дивидендов, т. е. при перечисления их на счета в банках, выдаче из кассы. А вот рассчитаться с бюджетом по НДФЛ нужно:

• При выплате доходов по ценным бумагам – в течение 1 месяца со дня выплаты дохода; 
• В других случаях – на следующий день, после даты выплаты дохода.

Рассмотрим пример, если компания выплатила дивиденды и перечислила с них НДФЛ в одном отчетном периоде.

В июле 2017г. ООО «Стройтехрент» по итогам полугодия 2017 начислило и выплатило дивиденды 2 участникам Общества – резидентам РФ в общей сумме 500 000 руб. Были произведены выплаты:

01.08.2017 – 250 000 руб. (включая НДФЛ 32 500 руб. (= 250 000 руб. х 13%));

15.08.2017 – 250 000 руб. (включая НДФЛ 32 500 руб. (= 250 000 руб. х 13%)).

НДФЛ налоговый агент (ООО) перечислил в бюджет на следующий день после выплаты дохода  (т. е. 02.08.2017 и 16.08.2017 соответственно). Других выплат за 9 месяцев 2017 года организация не производила.

Заполняем отчет 6-НДФЛ

Раздел 1

• по строке 010 - 13 % указывается ставка, по которой исчисляется и удерживается НДФЛ с доходов физ.лиц; 
• по строке 020 – 500 000 / указывается сумма начисленного физлицам дохода (включая дивиденды);
• по строке 025 – 500 000 / указывается только сумма начисленных дивидендов 
• по строке 040 – 65 000 / указывается НДФЛ, исчисленный с доходов физлиц;
• по строке 045 – 65 000 / указывается НДФЛ, исчисленный с дивидендов; 
• по строке 060 – 2 / указывается количество физлиц, получивших доход (в т. ч. дивиденды);
• по строке 070 – 65 000 / указывается НДФЛ, удержанный с общей суммы выплаченного физлицам дохода (включая выплаченные дивиденды).

Раздел 2

• по строке 100- 01.08.2017 / указывается дата выплаты дивидендов; 
• по строке 110 - 01.08.2017 / указывается дата удержания НДФЛ с дивидендов (совпадает с датой их выплаты);
• по строке 120 – 02.08.2017 / указывается крайний срок уплаты НДФЛ;
• по строке 130 – 250 000 / указывается сумма дивидендов, выплаченных физлицам;
• по строке 140 – 32 500 (НДФЛ);
• по строке 100 – 15.08.2017;
• по строке 110 – 15.08.2017;
• по строке 120 – 16.08.2017;
• по строке 130 – 250 000;
• по строке 140 – 32 500.        

Подведем резюме выше описанных ситуаций. 

Заполнить отчет 6-НДФЛ следует по алгоритму: 

Шаг 1 - Точно определяем дату всех выплат.

Шаг 2 - Информацию о выплатах стараемся получать оперативно.

Шаг 3 - Перед последующими начислениями должна быть информация о всех произведенных на момент расчета выплатах.

Шаг 4 - Заполняем отчет 6 НДФЛ.