+7 (495) 505-02-71

Как организовать бережливый офис в сфере услуг

Пример организации бережливого производства в офисе 

Мы внедрили принципы бережливого производства у себя в офисе, помогаем  внедрять бережливые технологии нашим клиентам.  Эта статья написана бухгалтером одного из наших клиентов, где мы выполнили проект по автоматизации учета и управлению цепочками добавленной стоимости. Бухгалтерия таки была вовлечена в процесс изменений!

Главный бухгалтер любой компании является важной  ключевой фигурой и от того, насколько четко организован его трудовой процесс, зависит эффективность не только его труда, но эффективность работы организации в целом. Не маловажную роль в этом играет рациональная организация и комфорт рабочего места главного бухгалтера.

Рассмотрим организацию рабочего места главного бухгалтера с точки зрения бережливого производства, в основу которого положена система поддержания порядка пять S, позволяющая экономить время и повышать за счет этого производительность труда. При этом, можно использовать обозначения японскими терминами, а можно английскими:

  1. Сортировать (Сепри – япон., Sort - анг.) – определить что нужно и что не нужно, и избавиться от последнего;
  2. Упорядочить (Сейтон – япон.,Straighten - анг.) – упорядочить все предметы, чтобы ими было легко пользоваться;
  3. Чистить (Сейко – япон., Scrub - анг.) – содержать в чистоте рабочее место;
  4. Систематизировать (Сейкецу – япон., Systematize - анг.) – сделать чистку обычной ежедневной практикой;
  5. Стандартизировать (Сицеку – япон., Standardize - анг.) – стандартизировать предыдущие четыре шага, чтобы выработать привычку проводить их постоянно и совершенствоваться в этом.

 

Начнем по - порядку.

Рабочее место главного бухгалтера – это зона, оснащенная необходимыми материальными средствами и техникой, организованная определенным образом, в которой осуществляется его трудовая деятельность. При этом, организация рабочего места – это совокупность мероприятий по оборудованию рабочего места средствами и орудиями труда и их размещение в определенном порядке.

Мы не будем подробно останавливаться на санитарных нормах, предусмотренных законодательством для производственных помещениях, площади поверхности рабочего стола, освещенности, а также технических и финансовых возможностях конкретной организации. Наше внимание будет направлено в основном на организацию рабочего стола (анг. – desktop – поверхность стола) главного бухгалтера и зоны «шаговой доступности» к нему, так как рациональное расположение на нем предметов и средств труда позволит сэкономить время, повысить производительность и своевремено завершить поставленные задачи.

Рабочий стол главного бухгалтера должен быть достаточно большим, чтобы обеспечить пространство не только для оргтехники, но и рабочую область (писать, работать и др). Рабочий стол следует располагать перпендикулярно к окну. Естественный дневной свет должен падать слева от рабочего стола прямо на него.

Монитор может стоять справа, по центру, либо сдева – как главному бухгалтеру удобно, но клавиатура – обязательно по центру. Мышка и клавиатура желательно чтобы были беспроводные, именно они дают комфорт в работе (шнурки мешают). Телефонный аппарат, если он стационарный, лучше разместить на подставке слева от главного бухгалтера, тем самым будет сэкономленно рабочее пространство и оставит правую руку свободной для работы. Особое место должно быть отведено еженедельнику, в котором делаются записи о важных делах, звонках и т.д. – снизу слева рабочего стола.

Рабочее кресло, рабочий стол и приставку к нему следует располагать так, чтобы не вставая можно было достать как можно больше предметов, чтобы не нужно было до них тянуться.

Все технические средства для ручной и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скорошиватели, линейки, ножницы и прочее) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств в ящике. При размещении предметов и средств труда непосредственно на рабочем столе или приставке к нему необходимо иметь ввиду, что не следует держать на столе ничего лишнего, а только все необходимое, рабочий стол следует использовать только для текущей учетной работы, а не для складирования папок, документов и других материалов. 

Документы, которые используются в текущей работе, необходимо распологать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск. В пределах «прямого внимание», должно быть не более 5-9 документов. Большое количество документов на рабочем столе отвлекает внимание от решения первоочередных задач, мешает выбрать их приорететность. Остальные должны быть разложены по соответствующим регистрам, папочкам, например, «Входящие первичные документы», «Документы для передачи клиенту», «Документы в обработке». Те документы, с которыми главный бухгалтер закончил работать, и по ним не возникло дополнительных вопросов необходимо убрать в соответвтсующую папку в соответствии с выбранной номенклатурой дел. Например, налоговые регистры по налогу на прибыль за определенный период должны быть убраны в папку «Налоговая отчетность по ООО … за период…». Документы, требующие уточнения, должны быть перемещены в определенное место с пометками на стикере слева на рабочем столе, либо помещены в отдельную папку «Вопросы». Кроме того, нужно выделить отдельную папку «На подпись руководителю».

Папки, которыми часто пользуются в течении рабочего дня, следует располагать в пределах рабочей зоны бухгалтера (один-два шага), поэтому шкафы и стеллажи для бумаг лучше всего ставить ближе к рабочему столу главного бухгалтера, можно на заднем фоне. Именно такое расположение будет давать быстрый и легкий доступ к документам и папкам. С этой же целью, бухгалтерские регистры и дела с документами на полках должны иметь постоянное место. Папки с постоянными документами (Уставами, регистрационными документами, учетными политиками и т.п.) нужно хранить в определенном шкафу со свободном доступе других сотрудников бухгалтерии.

Архивные документы должны храниться в отдельном шкафу или отдельном помещении, чтобы они не мешали в текущей деятельности. Взятые из архива документы должны быть возвращена на место как только с ними закончена работа

 В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. Рабочий стол должен быть свободен.

Правильная организация рабочего места позволит сэкономить время и рабочее пространство – не нужно искать необходимый документ в куче бумаг, ходить между столами в поиске нужной папки, повысит вашу производительность, позволит не отвлекаться и своевременно завершать поставленные задачи, сохранит бодрость духа в течении дня.

 

Мало однажды навести порядок на рабочем столе, важно сохранить наведенный порядок, постоянно его поддерживать. Главное чтобы этот процесс вошел в привычку. Выполняя четвертый и пятый шаги системы 5 S необходимо следовать следующим правилам:

- не устраивайте на своем рабочем столе «архив» документов – пользуйтесь для этого нужными папками. На столе должны быть только документы с текущими задачами;

- возьмите за правило обрабатывать документы раз в день, четко фиксируйте дату, срок исполнения и тему документа. Если приходиться пользоваться документами из архива – возвращайте их на место как можно быстрее;

 - если есть сомнения относительно ценности (актуальности) того либо другого документа – смело отправляйте его в урну;

- не перемещайте кипу необработанных документов со своего рабочего стола на приставки к нему, либо на стеллажи (шкафы);

- контролируйте наличие и место нахождение предметов труда (карандаши, ручки, степлер, скотч и прочее) всегда должны находиться под рукой. Лишние предметы должны быть убраны в специально отведенные места (ящик стола, полка в шкафу);

- в конце рабочего дня наведите исходный порядок на рабочем столе.

Эффективность работы главного бухгалтера определяется организацией его рабочих коммуникаций. Для упорядочивания рекомендуем разработать систему организационных  рабочих документов под конкретные процессы, с выделением ключевых контрольных показателей или критериев, например:   

 

  • Распределение ответственности :Бухгалтер - Старший бухгалтер -Замглавного бухгалтера- Главный бухгалтер  
  • Контроль на входе: правильность оформления первичных документов, алгоритм занесения   для ввода в программу
  • Контроль текущий (процессы)
  • Контроль на выходе (результат). Хорошо работает, например, «контрольная форма по закрытию отчетного периода».
     

Важно не забывать про обратную связь при осуществлении функций контроля, определить регламенты по решению вопросов с каждого контрольного уровня (недостаточность документов, сложные вопросы учета и прочие). Эффективность регламентов, рабочих документов и контрольных форм значительно повышается, если документы реально облегчают работу сотрудников, и если в создание документов вовлечено большинство коллектива бухгалтерии.

Надеемся, наша статья о   базовых принципах бережливого производства  поможет  офисным сотрудникам тратить меньше усилий  на поддержание порядка  на рабочем месте и качественнее взаимодействовать с сотрудниками подразделений вне офиса компании. В заключение  приведем слова народной пословицы  «что в порядке лежит - само в руки бежит».